«Для мене EasyPay — це другий дім» — Аніта Мадан про роботу офіс-менеджерки, перехід на нову посаду й атмосферу в компанії

Аніта Мадан почала працювати в EasyPay 17 лютого 2022 року, а вже 24-го — компанія перейшла на віддалений режим. Це могла б бути історія про найкоротший період роботи в EasyPay, але Аніта не тільки адаптувалася до викликів воєнного часу, а й продовжує успішно розвиватися у стінах нашої компанії.

У новому інтерв’ю із циклу «Люди EasyPay» ви дізнаєтеся з перших уст про те, як Аніта потрапила в компанію, які обов’язки виконувала на посаді офіс-менеджерки, чому вирішила змінити відділ і чи не жалкує про це. Про перші виклики, ставлення до паперової роботи та особливу атмосферу в EasyPay — читайте нижче 👇

«Я вибрала компанію, яка підходить уже зараз»

Коли я шукала роботу, вибір стояв між двома компаніями з ідентичними умовами. В EasyPay одразу все влаштовувало, а в іншій — потрібно було ще два місяці інтенсивно вчити англійську. У той момент я вибрала варіант, який підходить уже зараз.

Я пропрацювала всього п’ять днів, а потім почалося повномасштабне вторгнення. Того ранку, в розмові з колегою, почула, що поки на роботу виходити не треба і дуже засмутилася. Навіть уявляла як мені перетелефонують за кілька днів і скажуть: «З тобою було приємно попрацювати, але зараз офіс-менеджер — “не на часі”». Однак, попри те, що офіс не працював на повну, мене не звільнили й, навіть, продовжили виплачувати зарплатню.

Якраз після того, як побачила таке відповідальне ставлення до своїх співробітників, я зробила висновок, що хочу повернутися саме в EasyPay і не шукала нове місце роботи.

Якими були перші задачі та виклики

Я повернулася до офісу в травні 2022-го. Вказівки від попереднього офіс-менеджера видалилися в хаосі цих перших днів, тому мені довелося самостійно налагоджувати робочі процеси та комунікацію. У цьому, до речі, були свої переваги — я змогла одразу підлаштувати всі процеси «під себе» і не опиратися на старі інструкції.

У мене вже був досвід роботи офіс-менеджеркою, тому я знала, що робити. Спочатку займалася налагодженням базових процесів, а потім розпочався переїзд відділів в інші приміщення і це допомогло повноцінно зануритися в роботу.

Офіс-менеджер: які обов’язки та складнощі в роботі

Два роки в EasyPay я відповідала за документацію і господарські питання — у вільному доступі завжди мали бути чай, кава, вода, різне приладдя для вбиралень тощо. Також я працювала з поштою, координувала роботу водія та прибиральниць, викликала різноманітних спеціалістів (електриків, ремонтників) тощо.

Оскільки в одну хвилину мене могли «нагрузити» багатьма задачами, я намагалася балансувати між терміновістю і важливістю завдань. Бувало так, що кава тече, гостя не пускають на охороні, колега шукає документ — усюди аврал і мені потрібно швидко зреагувати, щоб зі всім розібратися. У таких випадках я просто визначала пріоритети й поступово, один за одним, закривала запити.

Чай, кава, туалетний папір — головний стереотип про роботу

Мені здається, що в компаніях часто знецінюють роль офіс-менеджера. Думають: «Та що вона там робить — сидить цілий день і каву/чай іноді гостям подає». Але це зовсім не так. «Просто сидячи», я слідкувала за офісним обладнанням, контролювала роботу підрядників, допомагала з організацією подій, створювала затишок і багато іншого. Завдяки таким «дрібничкам», офіс повноцінно функціонував, а працівники компанії — могли зосередитися на своїй роботі.

Узагалі, багатозадачність, на мою думку, — це основне вміння, яким має володіти офіс-менеджер. Коли хапаєшся за все й одразу — не виходить нічого. Потрібно тримати в голові (чи нотатках) різні задачі та прохання, щоб нічого не загубити. А ще важливо вміти правильно визначати пріоритети та розподіляти запити за терміновістю, однак ця навичка актуальна для багатьох професій.

«Час щось змінювати» або як відбувався перехід з однієї посади на іншу

Після двох років роботи я відчула, що досягла певної стелі в професійному розвитку й не бачила себе більше на цій посаді. Зрозуміла, що хочу змін, але не знала куди рухатися. Я навіть розглядала різні ІТ-курси, щоб перекваліфікуватися, однак випадково спробувала новий напрям роботи.

Приблизно пів року у вільний час я допомагала колегам із відділу персоналу впорядковувати файли й робити реєстри. Мені дуже подобалося перебирати стоси документів, розкладати їх, шукати заяви, яких не вистачає тощо. Тому, коли з’явилася можливість, я перейшла на іншу посаду, а на місце офіс-менеджера знайшли нову людину 🙂

«Я люблю паперову роботу й можу годинами копирсатися в документах»

Ось так я змінила кваліфікацію і тепер відповідаю за документообіг у відділі персоналу: сортую заяви про відпустки, накази про звільнення/прийом на роботу — збираю «досьє» на кожного співробітника, як ми жартуємо в колективі. Оскільки Танюша [прим. ред. — Тетяна Ольховська, менеджерка з персоналу EasyPay] довгий час відповідала за цю частину роботи сама, назбиралося багато паперів, які потрібно привести до ладу. Цим я зараз і займаюся.

Для багатьох робота з документами — це щось жахливе, а я її люблю! За місяць на новій посаді в мене ніби з’явилися крила. Я обожнюю копирсатися в різноманітних паперах і стикатися з новими викликами. До того ж я за освітою юристка, тому трішки на цьому знаюся — трапився повний «метч», так би мовити 🙂

«Для мене EasyPay — це другий дім» 

EasyPay — це однозначно компанія із сімейними цінностями. Я бачу ставлення до працівників і команд. Керівництво прислухається до співробітників і намагається створити максимально комфортні умови для роботи. Якщо щось не влаштовує або чогось бракує — на це швидко реагують. На початку повномасштабного вторгнення в компанії організували психологічну підтримку та проводили різноманітні тренінги, під час блекаутів офіс оснастили генераторами. Про покупку якихось комп’ютерних програм чи необхідної техніки я взагалі мовчу: якщо треба — обов’язково буде!

Тому, мабуть, у нас більша частина команди й працює досить довго — 3, 5, 10 і навіть 15 років, — як на мене, це показник довіри до компанії.

Також EasyPay завжди підтримує своїх співробітників — знаю це з власного досвіду. Коли я травмувалася і місяць не могла ходити в офіс, на мене ніхто не тиснув із вимогою швидше повернутися. Колеги без жодних питань взяли на себе додаткові обов’язки й дали мені час і можливість зосередитися на одужанні. Я зі свого боку теж намагалася залишатися на зв’язку й вирішувала питання онлайн. У той надскладний час мені не лише допомогли фінансово, а й підтримали емоційно — це дуже цінно!

«Не бійтеся пробувати нове, повернутися до старого — завжди встигнете!»

Я часто боялася залишати роботу через стабільність, але змушувала себе йти далі. І завжди результат перевершував мої очікування: я отримувала більш привабливі умови праці, вищу зарплатню, знайомилася з новими цікавими людьми і таке інше. Тому можу впевнено сказати, що ризик завжди себе виправдовує.

Навіть зараз, змінюючи посаду, я хвилювалася, що не впораюся і підведу колег, розглядала різні плани дій, якщо в мене не вийде, але була впевнена на 100 %, що варто спробувати. Завжди можна повернутися до того, що робив раніше, бо вже знаєш, як це працює. А ось зважитися на щось нове — це дуже круто!

Якщо Всесвіт  дає шанс — ризикуйте! Тим паче зараз, у такий складний час, коли треба бути готовим до всього.