«Для меня EasyPay — это второй дом» — Анита Мадан о работе офис-менеджерки, переходе на новую должность и атмосферу в компании

Анита Мадан начала работать в EasyPay 17 февраля 2022 года, а уже 24-го — компания перешла на удаленный режим. Это могла бы быть история о самом коротком периоде работы в EasyPay, но Анита не только адаптировалась к вызовам военного времени, но и продолжает успешно развиваться в стенах нашей компании.

В новом интервью из цикла «Люди EasyPay» вы узнаете из первых уст о том, как Анита попала в компанию, какие обязанности выполняла в должности офис-менеджерки, почему решила сменить отдел и не сожалеет ли об этом. О первых вызовах, отношении к бумажной работе и особой атмосфере в EasyPay — читайте ниже 👇

«Я выбрала компанию, которая подходит уже сейчас»

Когда я искала работу, выбор стоял между двумя компаниями с идентичными условиями. В EasyPay сразу все устраивало, а в другой — нужно было еще два месяца интенсивно учить английский. В тот момент я выбрала вариант, который подходит уже сейчас.

Я проработала всего пять дней, а потом началось полномасштабное вторжение. В то утро, во время разговора с коллегой, я услышала, что пока на работу выходить не надо и очень расстроилась. Даже представляла, как мне перезвонят через несколько дней и скажут: «С тобой было приятно поработать, но сейчас офис-менеджер — “не на часі”». Однако, несмотря на то, что офис не работал на полную, меня не уволили и, даже, продолжили выплачивать зарплату.

Именно после того, как увидела такое ответственное отношение к своим сотрудникам, я сделала вывод, что хочу вернуться именно в EasyPay и не искала новое место работы.

Какими были первые задачи и вызовы

Я вернулась в офис в мае 2022-го. Указания от предыдущего офис-менеджера удалились в хаосе этих первых дней, поэтому мне пришлось самостоятельно налаживать рабочие процессы и коммуникацию. В этом, кстати, были свои преимущества — я смогла сразу подстроить все процессы под себя и не опираться на старые инструкции.

У меня уже был опыт работы офис-менеджеркой, поэтому я знала, что делать. Сначала занималась налаживанием базовых процессов, а затем начался переезд отделов в другие помещения и это помогло полноценно погрузиться в работу.

Офис-менеджер: какие обязанности и сложности в работе

Два года в EasyPay я отвечала за документацию и хозяйственные вопросы — в свободном доступе всегда должны были быть чай, кофе, вода, разные принадлежности для туалетов и т.д. Также я работала с почтой, координировала работу водителя и уборщиц, вызывала различных специалистов (электриков, ремонтников) и т.д.

Поскольку в одну минуту меня могли нагрузить многими задачами, я пыталась балансировать между срочностью и важностью задач. Бывало так, что кофе течет, гостя не пускают на охране, коллега ищет документ — всюду аврал, и мне нужно быстро среагировать, чтобы со всем разобраться. В таких случаях я просто определяла приоритеты и постепенно, один за другим, закрывала запросы.

Чай, кофе, туалетная бумага – главный стереотип о работе

Мне кажется, что в компаниях часто обесценивают роль офис-менеджера. Думают: «Да что она там делает — сидит целый день и кофе/чай иногда гостям подает». Но это совсем не так. «Просто сидя», я следила за офисным оборудованием, контролировала работу подрядчиков, помогала с организацией событий, создавала уют и многое другое. Благодаря таким «мелочам» офис полноценно функционировал, а работники компании могли сосредоточиться на своей работе.

Вообще, многозадачность, на мой взгляд, — это основное умение, которым должен обладать офис-менеджер. Когда хватаешься за все и сразу — не получается ничего. Нужно держать в голове (или заметках) разные задачи и просьбы, чтобы ничего не потерять. А еще важно уметь правильно определять приоритеты и распределять запросы по срочности, однако этот навык актуален для многих профессий.

«Время что-то менять» или как происходил переход с одной должности на другую

После двух лет работы я почувствовала, что достигла определенного потолка в профессиональном развитии и не видела себя больше на этой должности. Поняла, что хочу перемен, но не знала куда двигаться. Я даже рассматривала разные IT-курсы, чтобы переквалифицироваться, однако случайно попробовала новое направление работы.

Приблизительно полгода в свободное время я помогала коллегам из отдела персонала упорядочивать файлы и делать реестры. Мне очень нравилось перебирать стопки документов, раскладывать их, искать недостающие заявления и т.д. Поэтому когда появилась возможность, я перешла на другую должность, а на место офис-менеджера нашли нового человека 🙂

«Я люблю бумажную работу и могу часами копаться в документах»

Вот так я сменила квалификацию и теперь отвечаю за документооборот в отделе персонала: сортирую заявления об отпусках, указы об увольнении/приеме на работу — собираю «досье» на каждого сотрудника, как мы шутим в коллективе. Поскольку Танюша [прим. ред. — Татьяна Ольховская, менеджер по персоналу EasyPay] долгое время отвечала за эту часть работы сама, накопилось много бумаг, которые нужно привести в порядок. Этим я сейчас и занимаюсь.

Для многих работа с документами — это ужасно, а я ее люблю! Через месяц на новой должности у меня будто появились крылья. Я обожаю копаться в различных бумагах и сталкиваться с новыми вызовами. К тому же я по образованию юрист, поэтому немного в этом разбираюсь — случился полный «метч», так сказать 🙂

«Для меня EasyPay — это второй дом»

EasyPay — это однозначно компания с семейными ценностями. Я вижу отношение к работникам и командам. Руководство прислушивается к сотрудникам и пытается создать максимально комфортные условия для работы. Если что-то не устраивает или чего-то не хватает — на это быстро реагируют. В начале полномасштабного вторжения в компании организовали психологическую поддержку и проводили разнообразные тренинги, во время блэкаутов офис оснастили генераторами. О покупке каких-то компьютерных программ или необходимой техники я вообще молчу: если надо — обязательно будет!

Поэтому, наверное, у нас большая часть команды и работает достаточно долго — 3, 5, 10 и даже 15 лет, как мне кажется, это показатель доверия к компании.

Также EasyPay всегда поддерживает своих сотрудников — знаю это по собственному опыту. Когда я травмировалась и месяц не могла ходить в офис, на меня никто не давил с требованием побыстрее вернуться. Коллеги без всяких вопросов взяли на себя дополнительные обязанности и дали мне время и возможность сосредоточиться на выздоровлении. Я со своей стороны тоже пыталась оставаться на связи и решала вопросы онлайн. В то сверхсложное время мне не только помогли финансово, но и поддержали эмоционально — это очень ценно!

«Не бойтесь пробовать новое, вернуться к старому — всегда успеете!»

Я часто боялась оставлять работу из-за стабильности, но заставляла себя идти дальше. И всегда результат превосходил мои ожидания: я получала более привлекательные условия труда, более высокую зарплату, знакомилась с новыми интересными людьми и так далее. Поэтому я могу уверенно сказать, что риск всегда себя оправдывает.

Даже сейчас, меняя должность, я волновалась, что не справлюсь и подведу коллег, рассматривала разные планы действий, если у меня не получится, но была уверена на 100%, что стоит попробовать. Всегда можно вернуться к тому, что делал раньше, потому что знаешь, как это работает. А вот решиться на что-то новое — это очень круто!

Если Вселенная дает тебе шанс — рискуй! Тем более сейчас, в такое сложное время, когда нужно быть готовым ко всему.